Wdrożenie narzędzi do zarządzania projektami
Przenieś projekty do systemu, który raportuje postępy za Ciebie
Wiele firm ma narzędzia do zarządzania projektami. Niewiele realnie z nich korzysta. Ustawiamy Twoje narzędzie pod sposób, w jaki faktycznie pracuje Twój zespół, tak żeby służyło biznesowi, a nie tworzyło dodatkowej biurokracji.
To dla Ciebie, jeśli...
Twoje narzędzie tworzy więcej problemów, niż rozwiązuje
UNIKALNOŚĆ WDROŻENIA
Tworzymy system, który oddaje charakter Twojego biznesu
Audyt narzędziowy
Zanim cokolwiek zmienimy
zaczynamy od analizy jak Twój zespół faktycznie pracuje, jakie projekty prowadzicie i gdzie narzędzie Was ogranicza. Dopiero potem dotykamy konfiguracji. Bez tego etapu każde wdrożenie kończy się tym samym - ładnym systemem, do którego nikt nie zagląda.
Metoda 12 Pytań KISS PM®
Nie wymyślamy standardu pracy projektowej od zera. Przenosimy do narzędzia sprawdzoną, prostą metodykę, którą od lat stosujemy u naszych klientów. Twój zespół dostaje jasny sposób prowadzenia projektów, a nie kolejny zestaw pól do wypełnienia.
Wsparcie Twojego zespołu
Samo ustawienie narzędzia to 30% sukcesu. Pozostałe 70% to przekonanie ludzi, żeby z niego korzystali. Pracujemy na obu poziomach jednocześnie: konfigurujemy system i prowadzimy zespół przez zmianę.
Know-how praktyków
Jesteśmy partnerem Asany i mamy wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu popularnych systemów. Znamy ich możliwości i ograniczenia, dlatego konfiguracja trafia w potrzeby zespołu, a nie teoretyczny best practice
ZNAMY TWOJE NARZĘDZIE
Nie sprzedajemy licencji, ustawiamy to, co już masz
Porozmawiajmy o Twoim wdrożeniu narzędzia
Jak pracujemy
Trzy drogi do uporządkowania projektów w narzędziu
Możesz skorzystać z jednej usługi lub połączyć je w spójny proces wdrożenia. Zakres dobieramy do etapu, na którym jest Twoja organizacja.
KROK 1
Audyt
Audyt narzędziowy zaczynamy od analizy tego, jak Twój zespół faktycznie pracuje i co blokuje Was w obecnej konfiguracji. Sprawdzamy, czy narzędzie odpowiada na Wasze realne potrzeby i rekomendujemy, czy wystarczy je przekonfigurować, czy warto pomyśleć o zmianie.
Jasny obraz tego, co trzeba zmienić, żeby narzędzie faktycznie wspierało Wasze projekty.
KROK 2
Warsztaty
Grupowe warsztaty dla zespołu, podczas których pokazujemy funkcje narzędzia i uczymy pracy w nim w oparciu o Waszą specyfikę oraz autorską Metodę 12 Pytań KISS PM®. Nie zostajemy na poziomie instrukcji obsługi. Uczymy, jak prowadzić w narzędziu realne projekty, raportować postępy i utrzymywać spójny standard pracy w zespole.
Co wynoszą uczestnicy warsztatów:
Zespół pracujący według jednego standardu, który faktycznie korzysta z narzędzia, zamiast wracać do Excela i maili.
KROK 3
Mentoring 1:1
Indywidualna praca z właścicielem, managerem lub PM-em. To format dla osób, które chcą poukładać swoją pracę projektową w narzędziu pod siebie, w swoim tempie i pod konkretne projekty, które aktualnie prowadzą.
Jak to wygląda:
Realnie opanowane narzędzie i sposób prowadzenia projektów, dopasowany do Ciebie i Twojego biznesu.
Efekty wdrożenia
Technologia, która pracuje na Twój wynik
Wyciśnij więcej z narzędzia, które już masz
CASE STUDIES
Jak ustawiliśmy narzędzia w firmach z różnych branż
Portfel projektów holdingu
Klient potrzebował uporządkować zarządzanie projektami na kilku poziomach jednocześnie: całego holdingu, poszczególnych grup oraz projektów inwestycyjnych z wieloma zależnościami finansowymi.
Przenieśliśmy pracę projektową z Excela do Asany i skonfigurowaliśmy narzędzie pod trzy poziomy zarządzania. Na najwyższym poziomie Prezes zyskał jasny widok na postępy i kamienie milowe wszystkich programów, bez konieczności zagłębiania się w pojedyncze projekty.
Na poziomie holdingu wdrożyliśmy zarządzanie celowe, przypisując konkretne zadania do celów strategicznych. Na poziomie kierowników projektów ustawiliśmy standard prowadzenia i raportowania, który pozwolił realnie kontrolować realizację strategii firmy.
Projekty R&D pod kontrolą
Klient prowadził innowacyjne projekty badawcze obejmujące pełny cykl życia leku, od fazy odkrycia po wprowadzenie na rynek. Wyzwaniem było planowanie i nadzorowanie każdego etapu procesu oraz zarządzanie zasobami współdzielonymi między wieloma projektami.
Skonfigurowaliśmy Asanę pod specyfikę procesu badawczo-rozwojowego, dzieląc każde przedsięwzięcie na mniejsze, kontrolowalne segmenty. Ustawiliśmy widok zasobów tak, aby zarząd miał pełny wgląd w zaangażowanie poszczególnych osób w projekty, co pozwoliło wyeliminować konflikty przy dystrybucji zasobów.
Wdrożenie spotkało się z pozytywnym odbiorem zespołu i znacznie ułatwiło pracę nad skomplikowanymi projektami badawczymi.
Pełne wykorzystanie Microsoft Teams
Tu właściciele mieli wrażenie, że nie wykorzystują w pełni potencjału Microsoft Teams. Zdecydowano się na pełniejsze wykorzystanie istniejącego narzędzia.
Skoncentrowaliśmy się na zintegrowaniu pracy operacyjnej, wykorzystując Planner do tworzenia tablic kontrolnych dla wszystkich szkoleń. Dodatkowo, za pomocą Teams stworzyliśmy dedykowane zespoły i kanały dla poszczególnych klientów, co umożliwiło lepsze zarządzanie procesami doradczymi.
Efektywniej wykorzystaliśmy także funkcje typu mini CRM, co pozwoliło na zachowanie kontroli nad całością działań.
Outlook i Asana w jednym procesie
W kancelarii prawnej, gdzie terminowość i dokładność są kluczowe, połączyliśmy Outlooka i Asanę w jeden proces obsługi klienta.
Zgłoszenia z maili przekształcane są w zadania w Outlooku, a następnie przenoszone do Asany, gdzie prowadzone są na tablicach obejmujących wszystkie etapy obsługi, od zgłoszenia po ponowny kontakt.
Wprowadziliśmy też delegowanie zadań i podział pracy między partnerów i asystentów. Partnerzy skupiają się na kluczowych sprawach klientów a asystenci przejmują bieżące obowiązki operacyjne.
Taki układ zapewnił lepszą organizację pracy, zminimalizował ryzyko pominięcia ważnych kwestii i zwiększył efektywność zarządzania czasem w kancelarii.
Kanban dla rekrutacji międzynarodowych
Rekrutacje międzynarodowe ludzi z Polski do pracy za granicą. Tutaj wdrożliśmy Asanę układając projekty rekrutacyjne. Stworzyliśmy PM Board, czyli miejsce i tablicę kanbanową, gdzie były umieszczone wszystkie projekty realizowane dla klientów, w zależności od etapu w którym się znajdują i podzieleniu ich na koszyczki A, B i C.
Wszyscy klienci są najważniejsi, ale w danym momencie niektórzy mają priorytet. Aby się nie pogubić w priorytetach, to stworzyliśmy tablicę na której zyskaliśmy przejrzystość co do etapów projektów, ich priorytetów, ewentualnych problemów.
Drugi element to dla każdego z projektów powstały tablice indywidualne, gdzie były przesuwane kolejne zadania, żeby popychać pracę do przodu.
Twoja firma może być teraz następna
Pytania i odpowiedzi
Najważniejsze informacje przed rozpoczęciem wdrożenia
?
Jakie korzyści przyniesie wdrożenie narzędzia?
Zyskujesz bieżącą kontrolę nad projektami, lepszą organizację pracy zespołu oraz krótszy czas realizacji zadań. Przekłada się to na niższe koszty operacyjne i wyższą rentowność biznesu.
?
Czy pomagacie wybrać narzędzie?
Pracujemy na narzędziu, które już posiadasz. Jeśli dopiero stoisz przed wyborem, pomożemy dobrać rozwiązanie dopasowane do specyfiki Twojej firmy i sposobu pracy zespołu.
?
Ile czasu zajmuje wdrożenie narzędzia?
Wdrożenie trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od skali organizacji i zakresu prac. Proces planujemy tak, żeby nie zakłócać bieżących projektów zespołu.
?
Jak wpłynie to na komunikację w zespole?
Zespół zyskuje jedno miejsce, w którym wymienia informacje, pliki i statusy zadań. Eliminuje to gubienie ustaleń w mailach i czatach oraz przyspiesza rozwiązywanie problemów.
?
Czy mój zespół potrzebuje warsztatów?
Po audycie rekomendujemy warsztaty wdrożeniowe dla zespołu, żeby w pełni wykorzystać potencjał narzędzia i utrwalić nowy standard pracy. Zakres warsztatów dopasowujemy do poziomu zespołu.
?
Czy narzędzie pomoże w skalowaniu firmy?
Tak. Dobrze ustawione narzędzie usprawnia zarządzanie zasobami i automatyzuje powtarzalne zadania, dzięki czemu łatwiej prowadzisz więcej projektów jednocześnie.
Kto prowadzi warsztaty?
Poznaj sylwetkę trenera
Zajmuje się prowadzeniem szkoleń oraz doborem narzędzi do zarządzania projektami. Trener narzędzi biznesowych takich jak Asana, Trello, Planner.
Dominik Radomski
Ekspert od narzędzi do zarządzania projektami
Napisz do nas
Z jakim wyzwaniem się mierzysz? Pomożemy Ci je skutecznie opanować
Czytaj więcej
Audyt Zarządzania Projektami
Zarządzanie projektami jest możliwe do wdrożenia wtedy, gdy dotkniemy barier, trudności i wyzwań specyficznych dla tej jednej i niepowtarzalnej organizacji i zespołu. Pomimo tego, że zasady zarządzania są niezmienne, to kluczem jest DOPASOWANIE do osobowości organizacji. Na tę osobowość składają się aktualne rozwiązania organizacyjne, ludzie w niej pracujący, stosowane narzędzia i sposób zarządzania.
Możemy przepisać lek bez diagnozy, ale wtedy zdajemy się na przypadek. Dlatego proponujemy zacząć od diagnozy sytuacji, zebrania faktów i na tej podstawie rekomendowania dalszych działań. W czasie diagnozy dostają Państwo – raport na temat organizacji w kontekście zarządzania projektami oraz plan działania, który należy wykonać, aby uzyskać oczekiwane rezultaty. W czasie diagnozy szukamy silnych stron, zrozumienia co jest kluczem do sukcesu w Państwa projektach. Oraz gdzie Państwa firma ma być w przyszłości. Bo projektujemy proces, który będzie gotów na zmiany.
Audyt Zarządzania Projektami to sprawdzony i praktyczny sposób na kompleksowe usprawnienie i wdrożenie procesu zarządzania projektami skoncentrowany na Twojej Organizacji.
- Sprawdź, co blokuje rozwój Twojej firmy.
- Zobacz, gdzie tracisz pieniądze.
- Znajdź źródła frustracji i konfliktów.
- Skuteczniej realizuj cele biznesowe.
- Zidentyfikuj i wyeliminuj przeszkody w Twoich projektach.
- Poznaj najlepsze praktyki pasujące do specyfiki Twojej organizacji.
- Zwiększ produktywność i zadowolenie zespołu projektowego.
- Przekształć wyzwania w szanse dla Twojej firmy.
Nie trać czasu, nerwów i pieniędzy, zyskaj dopasowany, elastyczny i skuteczny sposób pracy z projektami w Twojej firmie.
Audyt Zarządzania Projektami jest dla Ciebie jeżeli:
- Twoja firma rozwija się szybciej i nie jesteś w stanie nad tym zapanować?
- Masz coraz więcej projektów, coraz więcej pracy, ale rzeczy nie dzieją się tak szybko, jak się działy do tej pory?
- Coś, co miałeś poukładane do tej pory nagle przestaje działać?
- Czujesz, że docierasz do szklanego sufitu?
- Pojawia się chaos w komunikacji, a projekty opóźniają się coraz bardziej?
- Poszczególne zespoły skupiają się tylko na tym, co ich dotyczy i nie są otwarte na współpracę z innymi?
- Na Twoje biuro wpada tak dużo tematów, że ciężko znaleźć czas na decyzje i dla ludzi realizujących projekty?
- Twoja firma urosła bardzo szybko i chcesz ją dobrze zorganizować, ale nie chcesz być, jak korpo?
- Twoi ludzie są przeciążeni, a czeka Was jeszcze więcej pracy?
- Robicie projekty na czuja, a firma rośnie i przestajesz panować nad przerobem i finansami?
- Chcesz, aby firma działała w poukładany sposób, bo czeka Cię duży temat do zrobienia?
- Współpracujesz z klientem i projekt przestaje się spinać?
- spółpracujesz z klientem i projekt przestaje się spinać? Chcesz dla niego dobrze i przekraczasz budżet?
- Trudno im wyegzekwować pracę od innych, a projekty opóźniają się?
- Wkrada się „chaos” i problemy z komunikacją?
- Trudno im przygotować rekomendację do podjęcia decyzji przez zarządzających?
- Przy dużej ilości pracy zdarza się tracić kontrolę nad projektami i zadaniami?
- Czas dostarczenia projektów się wydłuża i coś co działało płynnie utyka?
- Pojawiają się konflikty i współpraca nie układa się płynnie?
- Pojawia się chaos w komunikacji, a projekty opóźniają się coraz bardziej?
- Czujesz, że pieniądze i czas wyciekają?
Co zyskasz dzięki Audytowi Zarządzania Projektami?
Jeżeli prowadzisz firmę:
- Będziesz skutecznie podejmować strategiczne decyzje – Zrozumiesz funkcjonowanie procesów w firmie, co pozwala na skuteczniejsze podejmowanie decyzji strategicznych
- Unikniesz zbędnego ryzyka – Zdefiniujesz niejasności lub luki w strukturze zarządzania, co ułatwi wczesne ich adresowanie i minimalizuje ryzyko
- Wyeliminujesz zbędne koszty i procedury – Zwiększysz efektywność działań, dzięki identyfikacji i eliminacji nadmiernych kosztów czy zbędnych procedur
- Wzmocnisz zaufanie do zespołu – Przez lepsze zrozumienie ich potrzeb, wyzwań i możliwości
- Wprowadzisz kulturę ciągłego doskonalenia – Poprzez regularne oceny i modyfikacje strategii zarządzania projektami
- Zoptymalizujesz procesy i zyski – Uzyskasz konkretną listę rekomendacji, które stanowią drogę do optymalizacji procesów projektowych i wzrostu zysków
Twoi managerowie/kierownicy:
- Będą podejmowali decyzje bardziej świadomie – Zyskają klarowny obraz, jak zarządzanie projektami wpływa na wydajność zespołu, umożliwiając bardziej świadome podejmowanie decyzji
- Zwiększą efektywność projektów – Zidentyfikują obszary wymagające optymalizacji, co prowadzi do większej efektywności
- Będą się płynniej komunikować z ludźmi – Odkryją potencjalne luki w komunikacji i współpracy między członkami zespołu projektowego, co umożliwia wzmocnienie relacji
- Zdobędą best practices w zarządzaniu projektami – Czyli narzędzia i metody do wdrażania w swoich zespołach
- Wzmocnią umiejętności liderowania – Poprzez głębsze zrozumienie mechanizmów zarządzania projektami
- Unikną niepotrzebnego ryzyka – Zyskają sposoby na lepsze zarządzanie ryzykiem i przewidywanie wyzwań związanych z projektami
Twoi koordynatorzy i kierownicy projektów:
- Będą działali skuteczniej – Zyskają informację o tym, jakie aspekty zarządzania projektami działają skutecznie, a które wymagają poprawy
- Dowiedzą się, jakie obszary rozwijać – Odkryją konkretne obszary, w których mogą rozwijać swoje umiejętności i wiedzę
- Będą skuteczniej zarządzali ludźmi – Zyskają obiektywne spojrzenie na dynamikę zespołu i komunikację w projekcie, umożliwiając lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi
- Unikną niepotrzebnego ryzyka – Otrzymają informację o zagrożeniach i barierach w bieżących projektach, co pozwoli na lepsze planowanie i zarządzanie ryzykiem
- Będą zarządzali projektami efektywniej – Otrzymają konkretne rekomendacje dotyczące narzędzi i technik, które mogą poprawić efektywność zarządzania projektem.
Co jest unikalnego w Audycie Zarządzania Projektami Leadership Center?
Specyfika małych firm, średnich i dużych jest inna, tak samo, jak specyfika poszczególnych branż. Jest to istotny czynnik, który bierzemy pod uwagę w audycie. Dzięki temu, że pracowaliśmy z firmami z różnorodnych branż i wielkości i na różnym poziomie dojrzałości projektowej i procesowej dobieramy rozwiązania możliwe do wdrożenia dla Ciebie w praktyce, a nie teoretyczne modele, które sprawdzają się tylko w jednym typie organizacji.
Audyt przeprowadzają doświadczeni, najlepsi eksperci w poszczególnych branżach. To zarówno eksperci zarządzania projektami, konsultanci biznesowi, jak też doświadczeni trenerzy zarządzania, przywództwa i współpracy w zespołach. Jest to ważne, bo dostaniesz nie tylko informację “jak powinno być wg. książek”, ale rozwiązania z praktyki projektowej zespołu doradczego.
Skupienie na tym, co działa i jest kluczowe dla Twojej firmy. Szukamy tego, co w prosty i szybki sposób da najlepsze efekty dla rozwoju Twojej firmy. Bohaterem nie jest zarządzanie projektami, czy zespół trenerów. Bohaterem jest to na czym Twoja firma zarabia i to w jaki sposób to robi. Wybieramy rozwiązania, które uwzględniają specyfikę Twojej firmy, branży i wypracowanych praktyk, żeby utrzymać to, co sprawiło, żę osiągasz sukces.
Koncentracja nad kluczowymi w rozwoju firmy aspektami powoduje, że efekty wprowadzanych zmian będą skuteczniejsze dla organizacji i stanowić będą pewnego rodzaju “dźwignię” w rozwoju firmy. Dzięki temu dostajesz plan, który wdrożysz szybko, zobaczysz rezultaty i będziesz decydować co dalej, a unikasz sytuacji, gdy receptą jest “musimy wszystko poprawić”.
Cały system audytu oparty jest o metodę 12 Pytań KISS PM®, która bazuje na pytaniach zadawanych prostym, bezpośrednim językiem. Dzięki temu nie musisz szkolić wszystkich w firmie ze standardów zarządzania projektami, żeby móc działać. Co więcej, to jedyna metoda, która zakłada, że zaczynasz od najprostszego możliwego rozwiązania i do niego dobierasz bardziej skomplikowane metody. Wiele metod każe Ci poznać całość, żeby ze złożonej struktury “wycinać” zbędne elementy dopasowując do projektów. W przypadku 12 Pytań nie grozi Ci ryzyko tego, że ludzie powiedzą “to zbyt skomplikowane i może fajne, ale nie u nas”. Metodę 12 Pytań KISS PM® poznasz tylko z Leadership Center.
To skuteczny model pracy projektowej, prosty, praktyczny i skuteczny system
rozpoczynania i kończenia projektów z sukcesem. Wypracowany przez lata praca z klientami model pracy nad projektami na kluczowych poziomach: sponsora, kierownika, kierownika projektu i uczestników projektów. Zarządzanie projektami i firmą to system i do wdrażania podejścia projektowego trzeba podejść rozumiejąc jak łączą się ze sobą poszczególne tryby maszyny.
Model opiera się nie tylko o doświadczenie pracy z klientami i światowe standardy (Dźwignia Projektowa™ i metoda 12 Pytań KISS PM® są kompatybilne z PMBOK®, Prince 2, podejściem IPMA czy Scrum, albo szerzej Agile czy Lean), ale o badania statystyczne weryfikujące, kiedy lepiej zarządzać hierarchicznie, kiedy dać pełną swobodę i czy istnieją zależności pomiędzy podejściem projektowym, a efektywnością. Dostajesz wiedzę sprawdzoną empirycznie i naukowo.
Na każdym etapie weryfikujesz, czy to co robimy spełnia Twoje oczekiwania i sprawdzasz, czy to, co odkryliśmy daje nam prawo do kolejnego kroku. Pracujesz z partnerem, który oferuje szeroką wiedzę i doświadczenie w zarządzaniu projektami i który Cię słucha. Pokazujemy efekty naszej pracy i Ty ocenisz czy dobrze zrozumieliśmy problemy, czy rozwiązania pasują do Twojej wizji, czy warsztaty spełniają Twoje oczekiwania. Nie planujemy od razu działań na długie miesiące, tylko stopniowo wypracowujemy wspólnie to, co jest potrzebne w danym momencie. Bo na tych szybkich zwycięstwach zobaczysz wartość i pokierujesz zmianą w pożądanym przez Ciebie kierunku.
Dostajesz przepis na wdrożenie oraz warsztaty, żeby od razu zalecenia poaudytowe nabrały kształtu. Nie dostajesz listy punktów “do zmiany”, tylko 2-3 punkty podparcia, gotowy plan warsztatów, które mają zalecenia przekształcić na praktyczne działania w Twoim zespole. Nie czytasz dokumentu tylko działasz i zespół zaczyna zmianę w pożądanym kierunku.
4 aspekty audytu
Proces – Jak zorganizowana jest praca nad projektami
Pierwszym aspektem oceny jest proces zarządzania projektami. Co z niego już funkcjonuje w organizacji w sposób mniej lub bardziej formalny. Jakich elementów brakuje. Skupiamy się na sprawdzeniu w jaki sposób w firmie są rozpoczynane, prowadzone i kończone projekty. Jak angażowane są zespoły między różnymi funkcjami. W jaki sposób prowadzona jest kontrola i zarządzanie wszystkimi projektami w organizacji. Na ile proces wzmacnia wyciąganie wniosków.
Ludzie – Jak wygląda współpraca wokół projektów
Drugi aspekt diagnozy to współpraca, komunikacja i osobowość organizacji. Na ile zespoły są przygotowane do pracy pomiędzy różnorodnymi funkcjami. Jak przebiega komunikacja. Gdzie pojawiają się bariery w podejmowaniu decyzji, przekazywania informacji. W jaki sposób zespoły radzą sobie z konfliktami i trudnymi tematami. Jaki poziom świadomości i kompetencji zarządzania projektami na poziomie świadomym i nieświadomym jest już obecny w firmie.
Narzędzia – Jakie rozwiązania wspierają Was na co dzień
Trzeci aspekt audytu to przegląd narzędzi z jakich korzysta się w organizacji poza nieśmiertelnym Excelem. Jakie narzędzia specjalistyczne są potrzebne do wykonywania pracy. Czy oprogramowanie, z którego korzystają pracownicy wspiera funkcje przeglądu wszystkich projektów, planowania, śledzenia postępu prac, komunikacji. Szukamy tego, co w organizacji już działa oraz jakie mogą być luki, żeby oprzeć jak najwięcej procesów o narzędzia, które ludzie już znają.
Strategia – Co jest esencją firmy i dokąd zmierzacie
Czwarty aspekt, ale nie najmniej ważny to informacje o firmie. Gdzie jest dzisiaj. Jak wygląda struktura organizacyjna. Jaka jest historia rozwoju firmy i dlaczego jest zorganizowana w taki sposób. Jakie zmiany organizacyjne już przechodziła. Na jakim etapie znajduje się teraz. Jakie są cele na najbliższe lata. Co to oznacza dla struktury i pracowników. Jakie w związku z tym typy projektów muszą być uruchomione. Jakie strategiczne decyzje zostały lub będą podjęte w najbliższym czasie.
Proces
Wywiady – Pogłębiona diagnoza
Pierwszy krok w diagnozie to indywidualne rozmowy z kluczowymi osobami. Nie szukamy słabych punktów na siłę, bo nie to jest celem. Wychwytujemy najważniejsze informacje pod kątem procesu, ludzi, narzędzi i strategii po to, żeby przedstawić obraz w zakresie 360 stopni. Wywiad to 1-1,5 godziny spotkania. Przeprowadzamy je z kluczowymi dla sukcesu projektów osobami.
Podsumowanie – Praktyczne rekomendacje
Na podstawie zebranych informacji przedstawiamy raport pokazujący silne strony, słabe strony, zagrożenia i szanse związane z zarządzaniem projektami. Analizę procesu zarządzania projektami pod kątem zarządzania portfelem projektu, rozpoczynania, planowania, zasobów, realizacji, wyciągania wniosków, utrzymania wyników oraz narzędzi. Przedstawiamy wstępną rekomendację działań.
Warsztaty – Konkretny plan działania
Dopełnieniem diagnozy są warsztaty z osobami uczestniczącymi w audycie. Celem warsztatów jest rozpoczęcie wdrażania rekomendacji w życie, żeby wypracować ostateczny plan działania. W zależności od rekomendacji warsztaty dotyczą różnych obszarów. Dzięki nim szybko weryfikujemy nastawienie zespołu do wdrażanych zmian, a firma zyska ostateczny, realny plan działania.
Krok pierwszy – wywiady – pogłębiona diagnoza
W czasie wywiadów skupiamy się na znalezieniu odpowiedzi na następujące pytania:
- Silne strony firmy
- Słabe punkty firmy odnośnie projektów
- Jakie są kluczowe kryteria oceny (KPI) na poszczególnych stanowiskach
- Ile projektów jest realizowanych w firmie
- Jakiego typu to projekty
- Ile projektów realizuje wybrany dział
- W jaki sposób rozpoczynane są projekty
- Jak odbywa się planowanie
- W jaki sposób zarządza się i rezerwuje zasoby dla projektu
- Jak gromadzona jest wiedza i wyciągane wnioski
Zbieramy także dowody pokazujące jak te procesy są realizowane, w jakim stopniu, przy wykorzystaniu jakich narzędzi
Krok drugi – podsumowanie – Praktyczne rekomendacje
Po zebraniu informacji z wywiadu przeprowadzamy analizę zebranych informacji w odniesieniu do oczekiwań firmy, aktualnej sytuacji oraz wiedzy projektowej. Nie ma dwóch takich samych organizacji, dlatego ten proces analizy nie jest liniowy. Najczęściej odkrywamy kilka wspólnych schematów dla poszczególnych działów, oraz indywidualne punkty dobrych praktyk, na których można budować dalsze rozwiązania. Celem analizy nie jest pokazanie odchyleń od globalnych standardów (bo ten najłatwiej znaleźć w każdej firmie bez robienia jakichkolwiek badań) tylko pokazanie:
- Na jakim poziomie dojrzałości projektowej znajduje się firma
- Gdzie znajduje się 3-5 punktów, do których warto przyłożyć dźwignię zmiany
- Powtarzających się schematów w systemie firmy, które wspierają lub blokują zarządzanie projektami
- Odkryte zależności najczęściej nie są liniowe, tylko przekrojowe, dlatego prezentujemy je w formie raportu, który też jest przepisem działań na przyszłość. Na tym etapie zderzamy nasze zrozumienie organizacji z tym, jak w firmie Wy to widzicie, żeby wybrać na czym skupimy się na warsztatach.
Krok trzeci – warsztaty – konkretny plan działania
Warsztaty zależą od zidentyfikowanych punktów przyłożenia dźwigni zmiany. Ich celem jest rozpoczęcie procesu zmiany podejścia w organizacji oraz sprawdzenia jakie jeszcze punkty potencjalnego oporu znajdują się wewnątrz organizacji. Ujawniają się one dopiero, gdy zaczynamy działać ze zmianą. Warsztaty jednocześnie wprowadzają pierwsze kroki, jak też diagnozują, czy organizacja jest gotowa na pracę w tym momencie.
Przykładowa tematyka warsztatów
- Wypracowanie portfela projektów w organizacji
- Zasady monitorowania i kontroli wielu projektów
- Stworzenie zasad procesu zarządzania projektami
- Wypracowanie szczegółów inicjowania projektu
- Zarządzanie ryzykiem w organizacji
- Analiza kluczowych osób w projektach, praca z klientem
- Rola sponsora i kierownika projektu – zasady współpracy
- Inicjowanie projektów – jak mierzyć korzyści z projektów
- Retrospekcje – jak uczyć się na błędach
Dzięki temu podejściu audyt kończy się listą wniosków i zwiększeniem kompetencji zespołu oraz REALNYM PLANEM działania, który pozwoli Wam działać dalej samodzielnie lub przy naszym wsparciu.