Audyt Zarządzania Projektami
Sprawdź, gdzie naprawdę tracisz czas, pieniądze i decyzje
Audyt identyfikuje luki procesowe, przez które Twoja organizacja traci rentowność. Zyskujesz precyzyjną diagnozę oraz plan naprawczy, który eliminuje chaos, przywraca przewidywalność wyników i porządkuje pracę zespołów.
To dla Ciebie, jeśli...
Projekty nie dowożą i chcesz w końcu mieć nad tym kontrolę
Co sprawdzamy
Cztery obszary, które decydują o skuteczności projektów
Proces projektowy
Sprawdzamy, jak w praktyce uruchamiacie, prowadzicie i kończycie projekty — oraz gdzie proces przestaje działać.
Współpraca zespołów
Analizujemy komunikację, decyzje i współpracę między działami — tam, gdzie najczęściej powstają opóźnienia i napięcia.
Narzędzia pracy
Weryfikujemy, czy używane narzędzia realnie wspierają zarządzanie projektami, czy tylko generują dodatkowy chaos.
Kierunek strategiczny
Sprawdzamy, czy projekty wspierają cele firmy i czy organizacja jest gotowa na kolejne etapy rozwoju.
Sprawdź, co nie działa w Twoich projektach
Efekty audytu
Co zyskujesz po audycie i uporządkowaniu projektów
CASE STUDIES
Z jakimi problemami firmy wchodzą w Audyt
“Projekt dla klienta przestaje się spinać”
Firma produkowała maszyny przemysłowe na zamówienie, finansując projekty z własnych środków i rozliczając się dopiero przy odbiorze.
Model działał do momentu, gdy zaczęły pojawiać się zakłócenia rynkowe i zmienność po stronie klientów. W trakcie realizacji dochodziły nowe wymagania, które nie były ustalone na początku projektu. Każda zmiana oznaczała poprawki, przesunięcia i wydłużenie odbioru nawet o kilka miesięcy.
Projekty się wydłużały, maszyny nie były odbierane, a pieniądze nie wpływały na czas. Brak kontroli nad zakresem i oczekiwaniami klienta zaczął bezpośrednio wpływać na płynność finansową firmy.
"Firma rośnie, ale wyniki się nie spinają”
Firma budowlana skutecznie pozyskiwała nowych klientów i miała potencjał do dalszego wzrostu. Problem pojawiał się na etapie realizacji, gdzie projekty nie domykały się czasowo i finansowo.
Wraz ze wzrostem skali brak spójnego procesu powodował błędy i straty. Kluczowe decyzje podejmowane przez kierowników inwestycji zaczęły mieć bezpośredni wpływ na wynik finansowy projektów. Sprzedaż rosła, ale realizacja nie nadążała.
Bez uporządkowania procesu i zabezpieczenia kluczowych momentów projektowych dalsze skalowanie zaczynało zwiększać ryzyko zamiast je ograniczać.
„SCRUM przestał dowozić wartość”
Firma z branży e-commerce rozwijała produkt w oparciu o wiele zespołów SCRUM-owych. Struktura rosła, a wraz z nią liczba backlogów, priorytetów i równoległych inicjatyw.
W pewnym momencie wymagania biznesowe zaczęły być dzielone pomiędzy zespoły. Funkcjonalności powstawały szybko, ale nie składały się w spójne rozwiązania odpowiadające na realne potrzeby biznesu.
Zespoły były produktywne lokalnie, ale brakowało efektu na poziomie całości. Brak synchronizacji i wspólnego kierunku powodował, że tempo wytwarzania nie przekładało się na wartość dla organizacji.
„Projekty między działami nie chcą działać”
Firma handlowa rozpoczęła wdrożenie systemu ERP, wchodząc w projekty wymagające współpracy wielu działów. Dotychczas organizacja działała sprawnie w ramach swoich obszarów funkcjonalnych.
Problem pojawił się przy pracy między zespołami. Mimo dobrej atmosfery i zaangażowania, brakowało wspólnego podejścia projektowego i jasnych zasad współpracy.
Projekty przekrojowe zaczęły się wydłużać i tracić dynamikę. Organizacja weszła na bardziej złożony poziom działania, który wymagał uporządkowania sposobu prowadzenia projektów i koordynacji między działami.
Sprawdź co blokuje rozwój Twojej firmy i zmień to
Jak pracujemy
Trzy kroki, które prowadzą do realnych zmian
KROK 1
Diagnoza
Rozmowy 1:1 z osobami, które konkretnie wpływają na projekty. Nie na poziomie deklaracji, tylko tego, co faktycznie dzieje się w codziennej pracy.
KROK 2
Rekomendacje
Porządkujemy zebrane informacje i pokazujemy, co realnie blokuje wyniki. Nie porównujemy do teorii, tylko wskazujemy konkretne miejsca, gdzie warto przyłożyć zmianę.
KROK 3
Warsztaty
Przekładamy wnioski na konkretne działania i wspólnie wypracowujemy sposób pracy, który można od razu wdrożyć. Przykładowa tematyka warsztatów:
Co wyróżnia nasz audyt
Rozwiązania dopasowane do firmy, nie gotowe schematy
Dopasowanie do Twojej skali
Dzięki doświadczeniu z firmami różnej wielkości i branż, dobieramy narzędzia możliwe do realnego wdrożenia, uwzględniając unikalną dojrzałość procesową Twojej organizacji.
Praktycy, nie teoretycy
Otrzymasz konkretne rozwiązania wynikające z lat doświadczeń doradczych. To połączenie wiedzy o biznesie, projektach i psychologii współpracy w zespole.
Skupienie na sednie biznesu
Szukamy prostych dróg do sukcesu, dbając o utrzymanie dotychczasowych, skutecznych praktyk. Skupiamy się na tym, co naprawdę napędza rozwój.
3–5 punktów podparcia
Koncentracja na kilku najważniejszych aspektach pozwala szybko wdrożyć zmiany, zobaczyć realne rezultaty i uniknąć chaosu związanego z nadmierną liczbą priorytetów.
Kontrola po Twojej stronie
Na bieżąco weryfikujesz nasze wnioski i oceniasz, czy rozwiązania pasują do Twojej wizji. Unikamy wielomiesięcznego planowania na rzecz szybkich zwycięstw, które realnie sterują zmianą.
Gotowy plan wdrożenia
Otrzymujesz konkretny plan i warsztaty przekształcające zalecenia w działanie. Zamiast czytać o zmianach, Twój zespół natychmiast zaczyna pracować nad 2-3 kluczowymi punktami podparcia.
Zacznij od diagnozy i zobacz, co wymaga zmiany
Pytania i odpowiedzi
Najważniejsze informacje przed rozpoczęciem audytu
?
Czas trwania audytu
Cały proces od startu do raportu trwa około miesiąca i obejmuje wywiady, analizę oraz prezentację wniosków i rekomendacji dla Twojej organizacji.
?
Wpływ na pracę zespołu
Audyt nie zakłóca pracy. Zespół bierze udział w krótkich wywiadach, które pozwalają zebrać dane bez zatrzymywania bieżących projektów i działań.
?
Dane potrzebne na start
Na początku zbieramy informacje o projektach, procesie pracy, odpowiedzialnościach oraz narzędziach, które są wykorzystywane w codziennej pracy zespołów.
?
Zakres audytu projektów
Audyt obejmuje cały proces projektowy: od inicjowania i planowania, przez realizację i kontrolę, aż po współpracę i wyciąganie wniosków.
?
Kto prowadzi audyt
Audyt prowadzą doświadczeni eksperci, którzy realizują projekty i wdrażają zmiany w firmach, łącząc wiedzę doradczą z praktyką biznesową.
?
Rekomendacje po audycie
Po audycie otrzymujesz raport z jasnymi wnioskami oraz rekomendacjami działań, które możesz wdrożyć, aby poprawić wyniki projektów.
?
Wsparcie we wdrożeniu
Możemy wesprzeć wdrożenie zmian poprzez warsztaty i pracę z zespołem, aby rekomendacje zostały przełożone na realne działania.
?
Kultura i komunikacja
Analizujemy także współpracę, komunikację i sposób podejmowania decyzji, aby zrozumieć, jak zespoły działają w praktyce.
?
Koszt audytu projektu
Koszt ustalamy indywidualnie w zależności od zakresu, liczby rozmów i warsztatów. Oferta obejmuje pełny proces bez ukrytych kosztów.
Kto prowadzi audyt?
Poznaj sylwetki trenerów
Twórca metody 12 Pytań KISS PM®, autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” oraz twórca największego w Polsce kanału Youtube o zarządzaniu projektami.
Mariusz Kapusta
Zajmuje się prowadzeniem szkoleń oraz doborem narzędzi do zarządzania projektami. Trener narzędzi biznesowych takich jak Asana, Trello, Planner.
Dominik Radomski
Od 2014 roku wykłada na uczelni wyższej prowadząc zajęcia m.in. z zarządzania projektami. Jest autorką i współautorką kilkunastu artykułów naukowych.
Magda Kowacka
Mam ponad 15 500 godzin doświadczenia w prowadzeniu warsztatów i doradztwie w obszarze kompetencji menedżerskich, jakości zarządzania oraz usprawniania współpracy w organizacjach.
Magdalena Robak
Od 14 lat prowadzę szkolenia i doradzam firmom w zakresie zarządzania projektami, ryzykiem oraz portfelem projektów, pracując zarówno z dużymi organizacjami, jak i mniejszymi zespołami.
Przemysław Lisek
Od ponad 12 lat prowadzę projekty i wspieram firmy w zakresie zarządzania projektami, pracując z organizacjami nad usprawnianiem procesów i skutecznym dowożeniem wyników.
Adam Richter
Od 8 lat pracuję w branży IT jako Product Owner, prowadząc zespoły i rozwijając produkty cyfrowe, a równolegle szkolę z komunikacji, pracy zespołowej i podejścia Agile.
Magdalena Misiak
Od 14 lat prowadzę szkolenia i doradzam firmom w zakresie zarządzania projektami, ryzykiem oraz portfelem projektów, pracując zarówno z dużymi organizacjami, jak i mniejszymi zespołami.
Adam Moszyński
Napisz do nas
Z jakim wyzwaniem się mierzysz? Pomożemy Ci je skutecznie opanować
Czytaj więcej
Audyt Zarządzania Projektami
Zarządzanie projektami jest możliwe do wdrożenia wtedy, gdy dotkniemy barier, trudności i wyzwań specyficznych dla tej jednej i niepowtarzalnej organizacji i zespołu. Pomimo tego, że zasady zarządzania są niezmienne, to kluczem jest DOPASOWANIE do osobowości organizacji. Na tę osobowość składają się aktualne rozwiązania organizacyjne, ludzie w niej pracujący, stosowane narzędzia i sposób zarządzania.
Możemy przepisać lek bez diagnozy, ale wtedy zdajemy się na przypadek. Dlatego proponujemy zacząć od diagnozy sytuacji, zebrania faktów i na tej podstawie rekomendowania dalszych działań. W czasie diagnozy dostają Państwo – raport na temat organizacji w kontekście zarządzania projektami oraz plan działania, który należy wykonać, aby uzyskać oczekiwane rezultaty. W czasie diagnozy szukamy silnych stron, zrozumienia co jest kluczem do sukcesu w Państwa projektach. Oraz gdzie Państwa firma ma być w przyszłości. Bo projektujemy proces, który będzie gotów na zmiany.
Audyt Zarządzania Projektami to sprawdzony i praktyczny sposób na kompleksowe usprawnienie i wdrożenie procesu zarządzania projektami skoncentrowany na Twojej Organizacji.
- Sprawdź, co blokuje rozwój Twojej firmy.
- Zobacz, gdzie tracisz pieniądze.
- Znajdź źródła frustracji i konfliktów.
- Skuteczniej realizuj cele biznesowe.
- Zidentyfikuj i wyeliminuj przeszkody w Twoich projektach.
- Poznaj najlepsze praktyki pasujące do specyfiki Twojej organizacji.
- Zwiększ produktywność i zadowolenie zespołu projektowego.
- Przekształć wyzwania w szanse dla Twojej firmy.
Nie trać czasu, nerwów i pieniędzy, zyskaj dopasowany, elastyczny i skuteczny sposób pracy z projektami w Twojej firmie.
Audyt Zarządzania Projektami jest dla Ciebie jeżeli:
- Twoja firma rozwija się szybciej i nie jesteś w stanie nad tym zapanować?
- Masz coraz więcej projektów, coraz więcej pracy, ale rzeczy nie dzieją się tak szybko, jak się działy do tej pory?
- Coś, co miałeś poukładane do tej pory nagle przestaje działać?
- Czujesz, że docierasz do szklanego sufitu?
- Pojawia się chaos w komunikacji, a projekty opóźniają się coraz bardziej?
- Poszczególne zespoły skupiają się tylko na tym, co ich dotyczy i nie są otwarte na współpracę z innymi?
- Na Twoje biuro wpada tak dużo tematów, że ciężko znaleźć czas na decyzje i dla ludzi realizujących projekty?
- Twoja firma urosła bardzo szybko i chcesz ją dobrze zorganizować, ale nie chcesz być, jak korpo?
- Twoi ludzie są przeciążeni, a czeka Was jeszcze więcej pracy?
- Robicie projekty na czuja, a firma rośnie i przestajesz panować nad przerobem i finansami?
- Chcesz, aby firma działała w poukładany sposób, bo czeka Cię duży temat do zrobienia?
- Współpracujesz z klientem i projekt przestaje się spinać?
- spółpracujesz z klientem i projekt przestaje się spinać? Chcesz dla niego dobrze i przekraczasz budżet?
- Trudno im wyegzekwować pracę od innych, a projekty opóźniają się?
- Wkrada się „chaos” i problemy z komunikacją?
- Trudno im przygotować rekomendację do podjęcia decyzji przez zarządzających?
- Przy dużej ilości pracy zdarza się tracić kontrolę nad projektami i zadaniami?
- Czas dostarczenia projektów się wydłuża i coś co działało płynnie utyka?
- Pojawiają się konflikty i współpraca nie układa się płynnie?
- Pojawia się chaos w komunikacji, a projekty opóźniają się coraz bardziej?
- Czujesz, że pieniądze i czas wyciekają?
Co zyskasz dzięki Audytowi Zarządzania Projektami?
Jeżeli prowadzisz firmę:
- Będziesz skutecznie podejmować strategiczne decyzje – Zrozumiesz funkcjonowanie procesów w firmie, co pozwala na skuteczniejsze podejmowanie decyzji strategicznych
- Unikniesz zbędnego ryzyka – Zdefiniujesz niejasności lub luki w strukturze zarządzania, co ułatwi wczesne ich adresowanie i minimalizuje ryzyko
- Wyeliminujesz zbędne koszty i procedury – Zwiększysz efektywność działań, dzięki identyfikacji i eliminacji nadmiernych kosztów czy zbędnych procedur
- Wzmocnisz zaufanie do zespołu – Przez lepsze zrozumienie ich potrzeb, wyzwań i możliwości
- Wprowadzisz kulturę ciągłego doskonalenia – Poprzez regularne oceny i modyfikacje strategii zarządzania projektami
- Zoptymalizujesz procesy i zyski – Uzyskasz konkretną listę rekomendacji, które stanowią drogę do optymalizacji procesów projektowych i wzrostu zysków
Twoi managerowie/kierownicy:
- Będą podejmowali decyzje bardziej świadomie – Zyskają klarowny obraz, jak zarządzanie projektami wpływa na wydajność zespołu, umożliwiając bardziej świadome podejmowanie decyzji
- Zwiększą efektywność projektów – Zidentyfikują obszary wymagające optymalizacji, co prowadzi do większej efektywności
- Będą się płynniej komunikować z ludźmi – Odkryją potencjalne luki w komunikacji i współpracy między członkami zespołu projektowego, co umożliwia wzmocnienie relacji
- Zdobędą best practices w zarządzaniu projektami – Czyli narzędzia i metody do wdrażania w swoich zespołach
- Wzmocnią umiejętności liderowania – Poprzez głębsze zrozumienie mechanizmów zarządzania projektami
- Unikną niepotrzebnego ryzyka – Zyskają sposoby na lepsze zarządzanie ryzykiem i przewidywanie wyzwań związanych z projektami
Twoi koordynatorzy i kierownicy projektów:
- Będą działali skuteczniej – Zyskają informację o tym, jakie aspekty zarządzania projektami działają skutecznie, a które wymagają poprawy
- Dowiedzą się, jakie obszary rozwijać – Odkryją konkretne obszary, w których mogą rozwijać swoje umiejętności i wiedzę
- Będą skuteczniej zarządzali ludźmi – Zyskają obiektywne spojrzenie na dynamikę zespołu i komunikację w projekcie, umożliwiając lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi
- Unikną niepotrzebnego ryzyka – Otrzymają informację o zagrożeniach i barierach w bieżących projektach, co pozwoli na lepsze planowanie i zarządzanie ryzykiem
- Będą zarządzali projektami efektywniej – Otrzymają konkretne rekomendacje dotyczące narzędzi i technik, które mogą poprawić efektywność zarządzania projektem.
Co jest unikalnego w Audycie Zarządzania Projektami Leadership Center?
Specyfika małych firm, średnich i dużych jest inna, tak samo, jak specyfika poszczególnych branż. Jest to istotny czynnik, który bierzemy pod uwagę w audycie. Dzięki temu, że pracowaliśmy z firmami z różnorodnych branż i wielkości i na różnym poziomie dojrzałości projektowej i procesowej dobieramy rozwiązania możliwe do wdrożenia dla Ciebie w praktyce, a nie teoretyczne modele, które sprawdzają się tylko w jednym typie organizacji.
Audyt przeprowadzają doświadczeni, najlepsi eksperci w poszczególnych branżach. To zarówno eksperci zarządzania projektami, konsultanci biznesowi, jak też doświadczeni trenerzy zarządzania, przywództwa i współpracy w zespołach. Jest to ważne, bo dostaniesz nie tylko informację “jak powinno być wg. książek”, ale rozwiązania z praktyki projektowej zespołu doradczego.
Skupienie na tym, co działa i jest kluczowe dla Twojej firmy. Szukamy tego, co w prosty i szybki sposób da najlepsze efekty dla rozwoju Twojej firmy. Bohaterem nie jest zarządzanie projektami, czy zespół trenerów. Bohaterem jest to na czym Twoja firma zarabia i to w jaki sposób to robi. Wybieramy rozwiązania, które uwzględniają specyfikę Twojej firmy, branży i wypracowanych praktyk, żeby utrzymać to, co sprawiło, żę osiągasz sukces.
Koncentracja nad kluczowymi w rozwoju firmy aspektami powoduje, że efekty wprowadzanych zmian będą skuteczniejsze dla organizacji i stanowić będą pewnego rodzaju “dźwignię” w rozwoju firmy. Dzięki temu dostajesz plan, który wdrożysz szybko, zobaczysz rezultaty i będziesz decydować co dalej, a unikasz sytuacji, gdy receptą jest “musimy wszystko poprawić”.
Cały system audytu oparty jest o metodę 12 Pytań KISS PM®, która bazuje na pytaniach zadawanych prostym, bezpośrednim językiem. Dzięki temu nie musisz szkolić wszystkich w firmie ze standardów zarządzania projektami, żeby móc działać. Co więcej, to jedyna metoda, która zakłada, że zaczynasz od najprostszego możliwego rozwiązania i do niego dobierasz bardziej skomplikowane metody. Wiele metod każe Ci poznać całość, żeby ze złożonej struktury “wycinać” zbędne elementy dopasowując do projektów. W przypadku 12 Pytań nie grozi Ci ryzyko tego, że ludzie powiedzą “to zbyt skomplikowane i może fajne, ale nie u nas”. Metodę 12 Pytań KISS PM® poznasz tylko z Leadership Center.
To skuteczny model pracy projektowej, prosty, praktyczny i skuteczny system
rozpoczynania i kończenia projektów z sukcesem. Wypracowany przez lata praca z klientami model pracy nad projektami na kluczowych poziomach: sponsora, kierownika, kierownika projektu i uczestników projektów. Zarządzanie projektami i firmą to system i do wdrażania podejścia projektowego trzeba podejść rozumiejąc jak łączą się ze sobą poszczególne tryby maszyny.
Model opiera się nie tylko o doświadczenie pracy z klientami i światowe standardy (Dźwignia Projektowa™ i metoda 12 Pytań KISS PM® są kompatybilne z PMBOK®, Prince 2, podejściem IPMA czy Scrum, albo szerzej Agile czy Lean), ale o badania statystyczne weryfikujące, kiedy lepiej zarządzać hierarchicznie, kiedy dać pełną swobodę i czy istnieją zależności pomiędzy podejściem projektowym, a efektywnością. Dostajesz wiedzę sprawdzoną empirycznie i naukowo.
Na każdym etapie weryfikujesz, czy to co robimy spełnia Twoje oczekiwania i sprawdzasz, czy to, co odkryliśmy daje nam prawo do kolejnego kroku. Pracujesz z partnerem, który oferuje szeroką wiedzę i doświadczenie w zarządzaniu projektami i który Cię słucha. Pokazujemy efekty naszej pracy i Ty ocenisz czy dobrze zrozumieliśmy problemy, czy rozwiązania pasują do Twojej wizji, czy warsztaty spełniają Twoje oczekiwania. Nie planujemy od razu działań na długie miesiące, tylko stopniowo wypracowujemy wspólnie to, co jest potrzebne w danym momencie. Bo na tych szybkich zwycięstwach zobaczysz wartość i pokierujesz zmianą w pożądanym przez Ciebie kierunku.
Dostajesz przepis na wdrożenie oraz warsztaty, żeby od razu zalecenia poaudytowe nabrały kształtu. Nie dostajesz listy punktów “do zmiany”, tylko 2-3 punkty podparcia, gotowy plan warsztatów, które mają zalecenia przekształcić na praktyczne działania w Twoim zespole. Nie czytasz dokumentu tylko działasz i zespół zaczyna zmianę w pożądanym kierunku.
4 aspekty audytu
Proces – Jak zorganizowana jest praca nad projektami
Pierwszym aspektem oceny jest proces zarządzania projektami. Co z niego już funkcjonuje w organizacji w sposób mniej lub bardziej formalny. Jakich elementów brakuje. Skupiamy się na sprawdzeniu w jaki sposób w firmie są rozpoczynane, prowadzone i kończone projekty. Jak angażowane są zespoły między różnymi funkcjami. W jaki sposób prowadzona jest kontrola i zarządzanie wszystkimi projektami w organizacji. Na ile proces wzmacnia wyciąganie wniosków.
Ludzie – Jak wygląda współpraca wokół projektów
Drugi aspekt diagnozy to współpraca, komunikacja i osobowość organizacji. Na ile zespoły są przygotowane do pracy pomiędzy różnorodnymi funkcjami. Jak przebiega komunikacja. Gdzie pojawiają się bariery w podejmowaniu decyzji, przekazywania informacji. W jaki sposób zespoły radzą sobie z konfliktami i trudnymi tematami. Jaki poziom świadomości i kompetencji zarządzania projektami na poziomie świadomym i nieświadomym jest już obecny w firmie.
Narzędzia – Jakie rozwiązania wspierają Was na co dzień
Trzeci aspekt audytu to przegląd narzędzi z jakich korzysta się w organizacji poza nieśmiertelnym Excelem. Jakie narzędzia specjalistyczne są potrzebne do wykonywania pracy. Czy oprogramowanie, z którego korzystają pracownicy wspiera funkcje przeglądu wszystkich projektów, planowania, śledzenia postępu prac, komunikacji. Szukamy tego, co w organizacji już działa oraz jakie mogą być luki, żeby oprzeć jak najwięcej procesów o narzędzia, które ludzie już znają.
Strategia – Co jest esencją firmy i dokąd zmierzacie
Czwarty aspekt, ale nie najmniej ważny to informacje o firmie. Gdzie jest dzisiaj. Jak wygląda struktura organizacyjna. Jaka jest historia rozwoju firmy i dlaczego jest zorganizowana w taki sposób. Jakie zmiany organizacyjne już przechodziła. Na jakim etapie znajduje się teraz. Jakie są cele na najbliższe lata. Co to oznacza dla struktury i pracowników. Jakie w związku z tym typy projektów muszą być uruchomione. Jakie strategiczne decyzje zostały lub będą podjęte w najbliższym czasie.
Proces
Wywiady – Pogłębiona diagnoza
Pierwszy krok w diagnozie to indywidualne rozmowy z kluczowymi osobami. Nie szukamy słabych punktów na siłę, bo nie to jest celem. Wychwytujemy najważniejsze informacje pod kątem procesu, ludzi, narzędzi i strategii po to, żeby przedstawić obraz w zakresie 360 stopni. Wywiad to 1-1,5 godziny spotkania. Przeprowadzamy je z kluczowymi dla sukcesu projektów osobami.
Podsumowanie – Praktyczne rekomendacje
Na podstawie zebranych informacji przedstawiamy raport pokazujący silne strony, słabe strony, zagrożenia i szanse związane z zarządzaniem projektami. Analizę procesu zarządzania projektami pod kątem zarządzania portfelem projektu, rozpoczynania, planowania, zasobów, realizacji, wyciągania wniosków, utrzymania wyników oraz narzędzi. Przedstawiamy wstępną rekomendację działań.
Warsztaty – Konkretny plan działania
Dopełnieniem diagnozy są warsztaty z osobami uczestniczącymi w audycie. Celem warsztatów jest rozpoczęcie wdrażania rekomendacji w życie, żeby wypracować ostateczny plan działania. W zależności od rekomendacji warsztaty dotyczą różnych obszarów. Dzięki nim szybko weryfikujemy nastawienie zespołu do wdrażanych zmian, a firma zyska ostateczny, realny plan działania.
Krok pierwszy – wywiady – pogłębiona diagnoza
W czasie wywiadów skupiamy się na znalezieniu odpowiedzi na następujące pytania:
- Silne strony firmy
- Słabe punkty firmy odnośnie projektów
- Jakie są kluczowe kryteria oceny (KPI) na poszczególnych stanowiskach
- Ile projektów jest realizowanych w firmie
- Jakiego typu to projekty
- Ile projektów realizuje wybrany dział
- W jaki sposób rozpoczynane są projekty
- Jak odbywa się planowanie
- W jaki sposób zarządza się i rezerwuje zasoby dla projektu
- Jak gromadzona jest wiedza i wyciągane wnioski
Zbieramy także dowody pokazujące jak te procesy są realizowane, w jakim stopniu, przy wykorzystaniu jakich narzędzi
Krok drugi – podsumowanie – Praktyczne rekomendacje
Po zebraniu informacji z wywiadu przeprowadzamy analizę zebranych informacji w odniesieniu do oczekiwań firmy, aktualnej sytuacji oraz wiedzy projektowej. Nie ma dwóch takich samych organizacji, dlatego ten proces analizy nie jest liniowy. Najczęściej odkrywamy kilka wspólnych schematów dla poszczególnych działów, oraz indywidualne punkty dobrych praktyk, na których można budować dalsze rozwiązania. Celem analizy nie jest pokazanie odchyleń od globalnych standardów (bo ten najłatwiej znaleźć w każdej firmie bez robienia jakichkolwiek badań) tylko pokazanie:
- Na jakim poziomie dojrzałości projektowej znajduje się firma
- Gdzie znajduje się 3-5 punktów, do których warto przyłożyć dźwignię zmiany
- Powtarzających się schematów w systemie firmy, które wspierają lub blokują zarządzanie projektami
- Odkryte zależności najczęściej nie są liniowe, tylko przekrojowe, dlatego prezentujemy je w formie raportu, który też jest przepisem działań na przyszłość. Na tym etapie zderzamy nasze zrozumienie organizacji z tym, jak w firmie Wy to widzicie, żeby wybrać na czym skupimy się na warsztatach.
Krok trzeci – warsztaty – konkretny plan działania
Warsztaty zależą od zidentyfikowanych punktów przyłożenia dźwigni zmiany. Ich celem jest rozpoczęcie procesu zmiany podejścia w organizacji oraz sprawdzenia jakie jeszcze punkty potencjalnego oporu znajdują się wewnątrz organizacji. Ujawniają się one dopiero, gdy zaczynamy działać ze zmianą. Warsztaty jednocześnie wprowadzają pierwsze kroki, jak też diagnozują, czy organizacja jest gotowa na pracę w tym momencie.
Przykładowa tematyka warsztatów
- Wypracowanie portfela projektów w organizacji
- Zasady monitorowania i kontroli wielu projektów
- Stworzenie zasad procesu zarządzania projektami
- Wypracowanie szczegółów inicjowania projektu
- Zarządzanie ryzykiem w organizacji
- Analiza kluczowych osób w projektach, praca z klientem
- Rola sponsora i kierownika projektu – zasady współpracy
- Inicjowanie projektów – jak mierzyć korzyści z projektów
- Retrospekcje – jak uczyć się na błędach
Dzięki temu podejściu audyt kończy się listą wniosków i zwiększeniem kompetencji zespołu oraz REALNYM PLANEM działania, który pozwoli Wam działać dalej samodzielnie lub przy naszym wsparciu.