„Spotkanioza” czyli choroba, która polega na tym, że spędzasz większość swojego czasu na spotkaniach, z których niewiele wynika. Czasem spotkania ciągną się bez sensu, a czasem w ogóle nie wiesz, po co na nich jesteś. Jak przestać robić spotkania bez sensu? O tym dziś kilka słów. Zapraszam do lektury
Co to znaczy, że spotkanie jest zrobione z sensem?
Są trzy punkty, które definiują czy spotkanie będzie sensowne. Pierwsze to cel. Fajnie, żeby spotkanie było celowe, żebyśmy wiedzieli, dlaczego się spotykamy i co chcemy uzyskać. Bardzo często ten cel definiowany jest w słaby sposób. Teoretycznie wszyscy wiedzą jak robić spotkania, praktycznie różnie to wychodzi. Drugi punkt to plan. Pomysł na dotarcie do celu w czasie, który sobie daliśmy. Trzeci punkt to rytm, utrzymanie tempa spotkania, żeby się upewnić, że na koniec uzyskamy to co założyliśmy.
Przyjrzyjmy się pułapkom w jakie możemy wpaść. Pierwsza dotyczy celu, często słyszy się „spotkajmy się, żeby to przegadać”. Jeżeli ustawisz taki cel, to dokładnie to dostaniesz, omawianie, dyskutowanie i przepalenie czasu. Trzeba się zastanowić z czym chcemy wyjść ze spotkania, po czym poznacie, że to był dobrze zainwestowany czas. Uchroń się przed bezsensownymi spotkaniami projektowymi.
Z czym możecie wyjść ze spotkania?
- z odpowiedzią na jakieś pytanie,
- z podjętą decyzją,
- z rekomendacją decyzji,
- z informacjami,
- z zadaniami dla uczestników spotkania,
- z rozwiązaniem problemu całkowitym lub częściowym,
- z określonym statusem,
- z oceną zmiany
Spotkania mają pewien poziom przewidywalności i skomplikowania, może się okazać, że wchodzisz na spotkanie rozwiązywania problemów i zarezerwowałeś sobie na nie godzinę, to za mało czasu, żeby ten problem rozwiązać. Czasem spotkania w środku tracą dynamikę, bo okazuje się, że wyczerpaliśmy temat, czy zabrnęliśmy w ślepą uliczkę.
Jakich narzędzi użyć w zależności od celu spotkania?
Do każdego z celów, który chcemy osiągnąć możemy zastosować inne narzędzia.
W przypadku podejmowania decyzji robimy tabelkę, gdzie ustawiamy kryteria podjęcia decyzji, a później wpisujemy jakie są poszczególne opcje i jak te kryteria do siebie się mają. Jeśli chodzi o decyzje, należy robić porównywalne opcje, żeby to miało sens. Umawiamy się, że kończymy spotkanie z tabelką, z rozpisanymi kryteriami, na koniec podpisujemy się pod jedną z decyzji. Polecam Szablon Kryteria Sukcesu Projektu, który jest idealny do podejmowania decyzji.
W przypadku rozwiązywania problemów istnieje sporo narzędzi. Proponuje korzystać z technik, które są dostępne np. 6 myślowych kapeluszy, diagram Ishikawy, macierze decyzyjne. Świetne narzędzia do rozwiązywania problemów. Określmy na czym polega problem, wybierzmy właściwy sposób rozwiązywania i na koniec podejmijmy decyzję. Za pomocą tych trzech technik które wymieniłem jesteś w stanie rozwiązać 80% problemów.
W przypadku zadań wystarczy lista – kto, co, kiedy. Koniec.
W przypadku statusu – postęp, plan, problemy. Co zostało zrobione, na czym się zamierzamy skupić, na jakie problemy się natknęliśmy. Szablon Czarny Zeszyt jest świetnym narzędziem, który pozwoli wam prowadzić takie spotkania w uporządkowany sposób.
W przypadku zmiany możemy wyjść z kryteriami na co ta zmiana wpłynie, jak wpłynie i z rekomendacją.
Każde spotkanie powinno się kończyć – co, kto, kiedy. Chyba, że spotkanie było czysto informacyjne. W przeciwnym przypadku jeśli nie ma ustaleń co, kto i kiedy to spora szansa, że nic się nie zadzieje.
Pilnowanie rytmu, to kwestia pilnowania czasu. Warto wyznaczyć osobę, która tego czasu będzie pilnować, po ustalonym czasie 5-10-15 minut sprawdzamy czy nie przepalamy czasu. Pamiętajcie, że jak się umawiamy, że dajemy komuś funkcję strażnika czasu, to nie obarczamy go winą za to, że nie wyrobiliśmy się w czasie.
Jeżeli macie jakieś pytania, wrzućcie w komentarze, chętnie na nie odpowiem. Dajcie znać jak u Was jest na spotkaniach.
VIDEO
